RESPONSABILITÉS :
Activités principales :
Gestion des inscriptions et de la scolarité
– Accueillir et informer les candidats (présentiel, mail, téléphone).
– Vérifier les pièces administratives et la conformité des dossiers de candidatures.
– Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes, …).
– Assurer la modélisation des diplômes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP.
– Assurer la logistique des formations (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).
– Suivre l’assiduité.
– Organiser les sessions d’examens et suivre les évaluations conformément aux maquettes.
– Éditer les documents officiels (certificats, relevés de notes, attestations, diplômes).
Contractualisation et suivi administratif en FP
– Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).
– Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).
– Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).
– Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC)
Interface avec les acteurs internes et externes
– Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants
– Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.
– Contribuer aux réponses à appel à projets (FIF PL) : CV formateurs, QCM, moyens pédagogiques.
– Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l’agence comptable.
– Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d’organisation, services faits)
Suivi qualité et reporting
– Garantir la conformité réglementaire (formation continue, alternance, conventions partenariat).
– Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.
– Contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).
– Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).
– Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction en lien avec le service dédié (ICAP).
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences techniques attendues :
– Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), logiciels de gestion universitaire (APOGEE, FCA Manager), notions de comptabilité et de facturation
– Maîtrise de la règlementation de la formation professionnelle
Connaissances :
– Connaissance du cadre réglementaire de la FC et de la formation professionnelle
– Bonne connaissance du référentiel Qualiopi et des enjeux liés aux certifications
– Notions de gestion financière et contractuelle (facturation, conventions, financements OPCO)
– Connaissance des règles de scolarité universitaire (inscriptions, jurys, diplômes)
Savoir-être :
– Sens du service, communication claire, travail en équipe
– Rigueur, sens du détail, capacité à gérer des volumes importants
– Autonomie
Poste à pouvoir le 01/09/2026
Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B
Rémunération mensuelle brute: 2243,16 €
En rejoignant l’Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
– 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d’avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
– la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,…
– l’accès à des prestations d’action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
– l’accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,
– possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
– restauration sur le campus avec une participation financière de l’université
Cette offre est diffusée via France Travail.